Alur Kerja & Proses Bisnis

Bagaimana laporan mutasi barang mengalir dari OPD hingga menjadi dokumen pengesahan resmi.

Siklus Pelaporan Tahunan

Setiap tahun fiskal memiliki periode pelaporan: bulanan (Januari–Desember) dan semesteran(Semester I & II). Admin BPKAD mengaktifkan tahun fiskal berjalan; OPD melapor untuk periode yang tersedia pada tahun tersebut.

Komponen laporan

Setiap OPD wajib melaporkan sejumlah jenis laporan (komponen) tetap — mis. Persediaan Pakai Habis, Mutasi Ekstrakomptabel, Daftar Pemeliharaan, dan lainnya. Urutan & nama komponen dikelola sistem (kanonik), bukan oleh OPD.

Status Berkas — Satu-satunya Sumber Kebenaran

Setiap jenis laporan memiliki dua berkas yang dinilai terpisah: Lampiran (Excel) dan Scan (PDF). Status berkas menentukan posisi laporan:

Status
Status✗ Belum Ada ArtiBerkas belum pernah diunggah TindakanOPD mengunggah berkas	✗ Belum Ada	Berkas belum pernah diunggah	OPD mengunggah berkas
StatusMenunggu Review ArtiBerkas sudah diunggah, sedang menunggu pemeriksaan Admin TindakanAdmin memverifikasi; OPD menunggu	Menunggu Review	Berkas sudah diunggah, sedang menunggu pemeriksaan Admin	Admin memverifikasi; OPD menunggu
StatusDitolak ArtiBerkas ditolak oleh Admin dengan catatan perbaikan TindakanOPD mengunggah ulang versi revisi	Ditolak	Berkas ditolak oleh Admin dengan catatan perbaikan	OPD mengunggah ulang versi revisi
StatusRevisi ArtiBerkas lama ditolak; versi revisi sudah diunggah & menunggu review ulang TindakanAdmin memverifikasi revisi	Revisi	Berkas lama ditolak; versi revisi sudah diunggah & menunggu review ulang	Admin memverifikasi revisi
Status✓ Ada / Disetujui ArtiBerkas diverifikasi & disahkan TindakanSelesai — dapat dicetak sebagai pengesahan	✓ Ada / Disetujui	Berkas diverifikasi & disahkan	Selesai — dapat dicetak sebagai pengesahan

Keterangan pada kolom Keterangan menjelaskan detail posisi, misalnya Menunggu review revisi Scan (PDF), Kurang Lampiran (Excel) — artinya berkas PDF sedang menunggu review ulang, sementara berkas Excel belum diunggah.

Alur Lengkap (Diagram)

Diagram alur kerja

Merender diagram…

Tahap 1 — OPD Mengunggah Laporan

Masuk ke akun (sesi dikelola sistem — cookie sesi aman, login dengan kredensial yang diberikan pengelola).
Buka menu Upload, pilih tahun fiskal & periode, lalu unggah per jenis laporan: berkas Excel dan Scan (PDF).
Unggahan tersimpan sebagai revisi — status berkas menjadi Menunggu Review.

Notifikasi realtime

Begitu OPD mengunggah, Admin BPKAD menerima notifikasi realtime (SSE) — angka tugas di sidebar dan daftar tugas di halaman Tugas ter-update otomatis tanpa refresh.

Tahap 2 — Verifikasi oleh Admin BPKAD

Admin membuka menu Tugas → pilih berkas yang Menunggu Review.
Periksa berkas (unggahan Excel/PDF dapat dilihat langsung). Keputusan:
- Setujui — berkas sah → status menjadi Disetujui.
- Tolak — isi catatan perbaikan (mis. Kurang Pengesahan, File tidak terbaca) → status menjadi Ditolak, OPD menerima catatan & wajib mengunggah ulang.

Tahap 3 — Revisi oleh OPD

Laporan yang ditolak masuk ke daftar Tugas OPD dengan catatan Admin. OPD mengunggah berkas perbaikan — versi baru kembali ke antrean Menunggu Review untuk diperiksa ulang oleh Admin. Siklus berulang sampai disetujui.

Catatan revisi

Catatan Admin pada penolakan bersifat spesifik per berkas (Excel atau PDF). Pastikan memperbaiki berkas yang diminta — keterangan di halaman checklist menunjukkannya secara eksplisit.

Revisi setelah laporan disetujui

Laporan yang sudah disetujui tetap bisa direvisi bila ada data yang perlu diperbaiki — misalnya angka mutasi berubah, berkas salah versi, atau ada temuan pemeriksaan. Alur lengkapnya:

Admin meminta revisi — pada halaman ringkasan laporan (summary), Admin klik Minta Revisi, pilih komponen & jenis berkas (Excel / PDF) yang perlu diperbaiki, lalu tulis alasan(wajib & spesifik). Komponen yang dipilih tidak lagi berstatus Disetujui dan masuk antrean revisi — OPD menerima pemberitahuan di daftar Tugas.
OPD merespons — OPD membuka Tugas, membaca alasan Admin, lalu memilih salah satu:
- Unggah ulang berkas revisi — mengunggah berkas perbaikan (Excel dan/atau PDF) untuk komponen yang diminta → berkas kembali ke antrean Menunggu Review dan diverifikasi ulang.
- Batalkan revisi — jika OPD menilai revisi tidak perlu, OPD dapat membatalkan permintaan → komponen kembali ke status Disetujui.
Admin memverifikasi revisi — berkas revisi masuk daftar Tugas Admin → diperiksa → Disetujui (status kembali lengkap) atau Ditolak (dengan catatan, OPD memperbaiki lagi).
Pembatalan oleh Admin — selama OPD belum mengunggah ulang, Admin dapat membatalkan permintaan revisinya. Setelah OPD mengunggah ulang (revisi masuk antrean tugas), permintaan tidak bisa dibatalkan lagi.

Dampak revisi

Hanya komponen yang dipilih yang direvisi — komponen lain tetap Disetujui.
Dokumen pengesahan lama (QR) tidak lagi mencerminkan versi terbaru sampai revisi disetujui kembali — cetak ulang checklist setelah disetujui.
Seluruh proses tercatat di riwayat (audit trail).
Revisi hanya dapat dilakukan pada tahun fiskal aktif — tahun yang sudah ditutup tidak dapat direvisi.

Tahap 4 — Pengesahan, Cetak & Disposisi

Buka menu Checklist (atau ikon Printer di header untuk cetak cepat).
Pilih OPD (Admin & Global dapat memilih sub unit), periode (multi-pilih / pilih semua), ukuran kertas (F4/Folio atau A4), dan opsi Pisahkan Tanda Tangan di Halaman Selanjutnya.
Cetak otomatis (atau ekspor) — lembar berisi tabel status seluruh komponen, KOP instansi, dan kode QR verifikasi.
Kirim pengantar checklist — OPD membuat surat pengantar ke TU BPKAD agar checklist yang sudah dicetak di-disposisi oleh Kepala BPKAD sebagai pengesahan akhir.

Hasil cetak adalah pengesahan resmi: "Berkas softcopy telah diverifikasi oleh sistem dan dicetak sebagai pengesahan resmi. Keaslian dokumen dapat diperiksa melalui pemindaian kode QR yang tercantum."

Peran & Batas Wilayah

Role
RoleOPD Mandiri Melapor untukDirinya sendiri Bisa mencetak untukDirinya sendiri	OPD Mandiri	Dirinya sendiri	Dirinya sendiri
RoleOPD Global (Induk) Melapor untukDirinya sendiri + memantau sub unit Bisa mencetak untukInduk + seluruh sub unit (pilih per sub unit)	OPD Global (Induk)	Dirinya sendiri + memantau sub unit	Induk + seluruh sub unit (pilih per sub unit)
RoleAdmin BPKAD Melapor untuk— (verifikator) Bisa mencetak untukSemua OPD mandiri & global (termasuk sub unit)	Admin BPKAD	— (verifikator)	Semua OPD mandiri & global (termasuk sub unit)

Pemulihan & Audit

Sistem mencatat riwayat lengkap setiap tindakan (unggah, verifikasi, penolakan, revisi) yang dapat dilihat Admin. Menu Recovery memungkinkan pemindaian ulang folder penyimpanan untuk mendeteksi berkas yang belum tercatat — digunakan saat terjadi ketidaksesuaian penyimpanan.