Penamaan File & Kata Kunci Komponen

Setiap berkas laporan (Excel & PDF) dikenali sistem dari kata kunci pada nama file — bukan dari urutan upload. Memahami aturannya menghindari penolakan otomatis saat unggah.

Mengapa Penamaan File Penting?

Saat OPD mengunggah laporan, sistem melakukan pencocokan otomatis antara nama file dan daftar komponen laporan (jenis laporan). Hasil pencocokan dipakai untuk:

• Validasi — berkas Scan (PDF) wajib cocok dengan komponen yang dipilih pada form; jika tidak, unggahan ditolak otomatis dengan pesan error.
• Routing penyimpanan — berkas disimpan per OPD, periode, dan komponen sesuai kata kunci yang terdeteksi.
• Pemeriksaan Excel — komponen yang terdeteksi dari nama file dicocokkan dengan isi (header) template Excel.

Daftar Komponen & Kata Kunci

Komponen laporan dibagi dua kelompok: Bulanan (5 komponen) dan Semesteran (10 komponen — superset bulanan). Berikut kata kunci yang dikenali sistem:

Komponen Bulanan

Komponen Semesteran (tambahan)

Aturan Pencocokan Kata Kunci

1. Huruf besar/kecil tidak masalah — pencocokan tidak peka huruf (case-insensitive). MUTASI INTRAKOMPTABEL sama dengan mutasi intrakomptabel.
2. Posisi kata kunci bebas — boleh di awal, tengah, atau akhir nama file; kata kunci dipisah spasi (_ atau spasi). Contoh: 9_Persediaan_Pakai_Habis dikenali sebagai Persediaan Pakai Habis.
3. Kata di antara boleh ada — mutasi … intrakomptabel berarti kata "mutasi" dan "intrakomptabel" muncul dalam satu nama (boleh ada kata lain di tengahnya).
4. Singkatan resmi — ATB = Aset Tidak Berwujud; AL = Aset Lainnya; PP = Persediaan Pakai Habis (pola PP Barang Pakai Habis).
5. Aturan "AL" (penting) — komponen yang mengandung AL (Aset Lainnya) hanya cocok jika nama file benar-benar memuat kata AL sebagai kata terpisah (diapit spasi/underscore). Artinya:
   • Nama Mutasi Intrakomptabel (tanpa "AL") → cocok ke Mutasi Intrakomptabel, bukan ke Mutasi AL Intrakomptabel.
   • Nama Mutasi AL Ekstrakomptabel → cocok ke Mutasi AL Ekstrakomptabel.
6. Prioritas pola terpendek — jika beberapa pola cocok, pola dengan kecocokan terpendek yang menang (menghindari ambiguitas).
7. Tanpa kata kunci = tidak dikenali — file yang tidak mengandung kata kunci komponen mana pun tidak dapat dipetakan dan akan ditolak (khususnya untuk Scan PDF).

Validasi Scan (PDF)

Saat mengunggah Scan (PDF), Anda memilih komponen pada form. Sistem mencocokkan nama file PDF dengan komponen tersebut:

• PDF wajib valid (diawali penanda %PDF-) dan berekstensi .pdf.
• File Excel yang valid: .xlsx, .xls (atau .zip berisi keduanya).
• File sementara Excel (~$…) otomatis diabaikan.

Contoh Nama File

Benar (dikenali sistem)

Mutasi Intrakomptabel Januari 2026.xlsx
Mutasi_Intrakomptabel_Scan.pdf
9_Persediaan_Pakai_Habis_Laporan.xlsx
Persediaan Pakai Habis Semester I - Scan.pdf
Stock Opname dan Kadaluwarsa.xlsx
Daftar Pemeliharaan 2026.pdf
Mutasi AL Ekstrakomptabel Semester I.xlsx
Mutasi Aset Tidak Berwujud (ATB).xlsx
Daftar Pengadaan Intrakomptabel.pdf

Salah (kemungkinan ditolak)

Tips Agar Tidak Ditolak

• Gunakan nama file sesuai template/contoh dari sistem — jangan mengganti kata kunci.
• Untuk Scan PDF: pastikan nama file memuat kata kunci komponen yang sama dengan yang dipilih di form.
• Bedakan dengan jelas komponen ber-AL (Aset Lainnya) dan yang tidak — jangan saling menukar.
• Hindari karakter aneh; cukup huruf, angka, spasi, underscore, dan tanda hubung.
• Jika ragu, periksa kembali pesan error — pesan menyebut kata kunci yang diharapkan.